Interní komunikace je hybnou silou celé firmy. Správná interní komunikace zvyšuje motivaci a je cestou k tomu, aby všichni věděli, co mají dělat a proč, i cestou ke společnému sdílení vizí, cílů a hodnot celé firmy. Tereza Čechová pracuje jako specialista komunikace v Aimtecu. V oblasti marketingu se pohybuje již od začátku své kariéry, která se vždy točila jak kolem interních, tak i externích firemních médií. Ve své práci čerpá zejména ze studia žurnalistiky a médií na Fakultě sociálních věd Univerzity Karlovy. S ilustrátorkou Štěpánkou Jislovou založila sdružení Laydeez de Comics Praha, které propaguje tvorbu komiksových autorek. Je autorkou autobiografického komiksu Bez vlasů, který ovládl 14. ročník komiksových cen Muriel za Nejlepší komiksovou knihu roku 2020. Kromě komiksů se zajímá o principy gamifikace. Tereza Čechová byla hostkou našeho říjnového meetupu věnovaného interní komunikaci. V následujícím textu nejen těm, kteří na tomto inspirativním setkání chyběli, radí, jak na interní komunikaci. Do následujících řádků se jistě rádi začteme všichni.
Každá firma nějak komunikuje. Ale „nějak“ často znamená chaoticky. Maily, intranet, porady… Ale přináší to něco?
Jasně, hlavní cíle komunikace uvnitř jakéhokoliv podniku jsou zřejmé. Zaměstnanci vědí, co se ve firmě děje. Vědí, co a jak mají dělat. Mají představu, kam společnost směřuje a proč. Pokud mají problém nebo otázku, vědí také, na koho se obrátit nebo kde najdou odpověď.
„Interka“ ale dokáže posunout firmu dál. Pomáhá budovat kulturu, zvyšuje důvěru i efektivitu. Ale jen pokud se dělá promyšleně. A hlavně: pokud se jí někdo skutečně chopí.
Namlsejte se – kam vás interka může dovést?
Než se pustíte do práce, zastavte se. Co vlastně od interní komunikace čekáte? Chcete zlepšit atmosféru, zkvalitnit informovanost, nebo otevřít cestu zpětné vazbě? Možností je víc, ale všechno naráz dělat nejde. Vyberte si jeden nebo dva směry, které dávají smysl právě té vaší firmě.
– Kultura: Budujte atmosféru a komunitu, upevňujte hodnoty. Konkrétní kroky závisí na tom, jakou kulturu „pěstujete“.
– Informovanost: Vysvětlujte procesy a makejte na dostupnosti informací ze všech oblastí fungování firmy. Zvyšujte efektivitu práce.
– Feedback: Otevírejte diskuse se zaměstnanci, skrze jejich potřeby stavte strategii a podporujte tok informací zespodu nahoru, tedy opačným směrem oproti klasické kaskádě.
– Engagement: Motivace zaměstnanců pro vás bude zásadní. Hledejte inovace, propojujte a přicházejte s novými iniciativami s cílem budovat loajalitu.
– Nábor: Spojujte HR obsah a interní komunikaci, aby zaměstnanci CHTĚLI přivést do firmy nové zaměstnance sami. Employer brand budujte vevnitř i navenek.
Ideální cestou je samozřejmě kombinace několika pilířů na míru vaší firmě. Důležité je ale uvědomění, že nelze dělat všechno najednou. V každém zmíněném bodu lze o interní komunikaci přemýšlet jinak, stanovovat rozdílné cíle. Lišit se bude i přístup k vymýšlení informační infrastruktury – tedy intranetu, komunikačních kanálů, logice celofiremních setkání nebo posílání newsletteru.
Interka není jen o informovanosti. Nelze ji ale přeskočit.
Ale zpátky na zem. Kde začít? Pokud si nejste jistí, kudy kam, přepadněte nováčky. Během adaptačního procesu totiž narazí na většinu informačních děr. Noví kolegové jsou zároveň nositelé best practices z jiných firem, což vám ušetří spoustu času a přemýšlení.
Pokud se nebojíte větších akcí a máte podporu firmy, můžete se také pustit do auditu interní komunikace. Jaké teď ve firmě existují komunikační kanály, jak se používají a jaké mají cíle? Jak je vnímají zaměstnanci, které kanály jsou pro ně zásadní a co jim naopak chybí? Tady se už neobejdete bez meetingů se zástupci různých cílových skupin a většího výzkumu, pomůže vám to ale vybudovat kostru budoucí informační infrastruktury, kterou můžete začít stavět.
Nejčastější mýty interky a jak je překonat
Bojujeme s nimi všichni. Budou vás svazovat, jakmile je ale dokážete hodit do koše, dost se vám uleví. Začneme tím nejzásadnějším.
1. E-maily jsou špatné, musíme komunikovat jinak.
Právě emailová komunikace je asi v každé firmě pro většinu zaměstnanců zásadní, oficiální a nevynechatelná. Musí být ale dobře napsaná. Lze ji archivovat, rozvíjet, odkazovat se na další formáty. Nebojte se jí, ale zároveň s ní šetřete, aby neztratila svou váhu.
2. Informaci stačí „říct“ jednou.
Vám se může zdát, že sdělení moc opakujete a všechny tak trochu otravujete. Aby se ale kýžené info dostalo do paměti lidí, je třeba s ním pracovat kontinuálně. Měňte kontext, formáty, ať si každý najde to své. Ale nebojte se opakovat a připomínat.
3. Nemůžu dělat interku, když neumím psát, neznám marketing nebo jsem introvert.
Na mnohé už dnes existuje jednoduchá odpověď, a to umělá inteligence. Pomůže vám s kreativitou, pomůže vám s nápady i se strukturou a tvořením textů. Budete mít tak víc času mluvit s kolegy a plánovat logiku interky. Hlavní je se nebát a být flexibilní, neustále se učit a naboostovat empatii. Potom neuděláte krok vedle.
Proč je interní komunikace skvělý marketingový směr? Všechny cílovky máte na dosah ruky, stejně jako zpětnou vazbu a data. Nemusíte utrácet za reklamy, hlavní je stanovit si strategii a neustále myslet na to, co by mohlo lidem kolem vás pomoci. Interka totiž dokáže ušetřit práci, usnadnit nábor lidí, zvýšit zapojení zaměstnanců a v neposlední řadě snížit fluktuaci.
